Acceso del despacho.
Escanea el código con Google Authenticator, Microsoft Authenticator o 1Password.
o escribe esta clave:
¿Sin tu teléfono? Escribe uno de tus códigos de recuperación.
Guárdalos fuera de esta computadora. Cada uno sirve una sola vez.
Gastos y viáticos que esperan algo de ti, de cualquier mes.
¿Subiste facturas (CFDI) después de que se capturó el gasto? Re-evaluar pendientes vuelve a comparar los gastos pendientes y los «por comprobar» contra todas las facturas importadas, y acepta automáticamente los que ya tengan su CFDI. Úsalo después de importar facturas o de cargar la descarga del SAT.
Clic en un empleado para abrir su corte. Posición = lo que toca pagar o cobrar hoy; lo sin factura va aparte.
Cómo suman los números: Saldo de viáticos abiertos + Saldo del mes sin viático = Acumulado a pagar. En Gastos del mes, los puntos de colores (en viático + sin viático + sin factura) suman el total. Sin factura va aparte y nunca se suma al acumulado.
«Debe a la empresa» / «La empresa le debe» se leen igual en
todas las columnas. Saldo cuenta sólo CFDI (a eso se le paga); Sin factura es la
caja de gastos que no tendrán CFDI: lo que la empresa le debería cuando lleguen las facturas,
o lo que él debe por CFDI de más — no se suma al saldo. Acumulado suma todos los meses
hasta el elegido.
El por comprobar que se entrega, el reembolso que se paga, la devolución que se recibe. Una corrección se escribe como ajuste (puede ir en negativo); un renglón nunca se edita hacia atrás.
Tu usuario no tiene acceso a la pestaña Base administrativa.
Todo lo que hay en la base, con su estado de conciliación. Pulsa un renglón para ver su detalle y, si tienes permiso, cancelarlo o dejarle un comentario desde ahí.
El reporte Metadata es la lista del SAT. Aquí se compara contra los CFDI que ya están importados: lo que el SAT lista y falta, lo que está importado y el SAT no lista, y lo que no coincide.
Tu usuario no tiene acceso a la pestaña Contactos.
El catálogo único de contrapartes: clientes, proveedores, pacientes, empleados y servicios. El RFC es opcional. Lo que alguien es vive en sus roles, varios a la vez. Nunca se borra: se retira, y sus pagos siguen apuntando a él.
| Nombre | RFC | Roles | Factura | Contacto |
|---|
Tu usuario no tiene acceso a la pestaña Pagos.
Cada pago de la empresa con su estado: factura (si falta la del proveedor, o ya la cubre un CFDI) y banco (si ya cayó en un movimiento conciliado). Pulsa un renglón para ver su detalle, ligarle un CFDI o cancelarlo.
Hay demasiados pagos o movimientos abiertos: sólo se revisaron los primeros; concilia primero los más antiguos.
La columna «Falta» son tres marcas, en este orden. ✓ = listo, — = falta (pasa el cursor para ver el motivo).
Los tres botones de arriba cuentan y filtran los pagos a los que les falta cada cosa.
| Folio | Fecha | Contacto | Cuenta | Monto | Falta | Factura | Banco |
|---|
Tu usuario no tiene acceso a la pestaña Resultados.
Lo que entró y salió por proyecto y por financiador, según lo asignado en Base administrativa. Los costos fijos y los indirectos (renta, autos, sueldos de administración…) no son de un proyecto: se reparten entre los proyectos según su gasto directo (o el % fijo / pactado de cada uno).
| Proyecto | Ingresos | Costos directos | Costos fijos | Indirectos | Resultado | Margen | Indir. / direct. | Cotización |
|---|
| Financiador | Ingresos | Costos | Resultado | Proyectos |
|---|
Lo que se cotizó por proyecto (sin IVA), con el % de indirectos que incluía. Sólo las aceptadas se comparan con lo real: avance de lo cobrado, indirectos reales contra los cotizados y desglose por categoría.
| Folio | Proyecto | Financiador | Vigencia | Monto sin IVA | % indirectos | Estado |
|---|
Aparta una parte del Fondo general para un proyecto. Es sólo para el reporte: no mueve ningún movimiento del banco.
Qué % de la nómina de cada persona va a cada proyecto, desde qué mes. Al asignar un pago de nómina el reparto se propone solo; quien no tiene reparto va a Costos fijos.
| RFC | Persona | Desde | Reparto |
|---|
Cada cuenta con su empresa, su estado y lo que ya tiene guardado. Las columnas del archivo del banco se configuran aquí (sólo el dueño); el estado de cuenta se sube con «Importar estado de cuenta».
Deshacer quita los movimientos de un archivo (sólo el dueño) y deja la importación en el historial; puedes volver a subir el archivo. Si algún movimiento está conciliado, asignado o ligado a un pago, también se quitan esos vínculos (se pide confirmación).
Tu usuario no tiene acceso a la pestaña Conciliar.
Los movimientos abiertos del banco del mes, con su factura, su movimiento y su reparto ya resueltos. Elige el titular y el mes, revisa las tarjetas y confirma una por una o varias a la vez.
Nada pendiente para conciliar en este mes y titular: no hay movimientos del banco abiertos con propuesta, regla ni facturas que cuadren en cero. Si esperabas ver algo, revisa el mes, el RFC o Base administrativa; lo que ya conciliaste está en «Historial».
Las reglas proponen los movimientos recurrentes del banco: una tarjeta por movimiento, agrupadas por regla. Marca las que quieras y concilia una por una o todas las marcadas juntas. ⚙ Administrar reglas
Cargar corre el matcher sobre el mes y el titular elegidos: una tarjeta por movimiento del banco, con sus propuestas ordenadas (la mejor primero). Marca «Conciliar» en las que quieras, elige su propuesta y su reparto, y confirma una por una o todas las marcadas juntas.
Cada cobro con terminal contra las facturas de ingreso que cuadran por importe y fecha (±30 días). Un cobro con dos candidatos igual de buenos queda ambiguo: se listan los dos y no se preselecciona ninguno.
Los registros abiertos como tarjetas listas: su factura, su movimiento (o sus cobros de terminal) y su reparto ya resuelto. Confirmar escribe la conciliación y liquida el registro.
Facturas que sus notas de crédito dejan en cero: nunca llegan al banco, así que se concilian contra sí mismas. Las dimensiones obligatorias se llenan con la etiqueta de egreso neto.
Un admin da de alta empleados, y reenvía invitaciones o reinicia contraseñas. Repartir roles de administración (viewer, admin), desactivar y cambiar datos bancarios es del owner.
La invitación lleva la liga que le toca a cada rol: empleado a la app de gastos, viewer y admin a esta. Un admin que además comprueba sus propios gastos necesita dos cuentas con dos correos; sólo el owner entra a las dos apps con la misma cuenta (y sus gastos también los aprueba alguien más).
Para viewer y admin: ninguna marcada = ve todas las empresas; si marcas, sólo ve esas. Un empleado pertenece a la empresa de arriba y no elige.
Ctrl (⌘ en Mac) + click para elegir varias. Filtra el área que ve este empleado al pedir un viático.
Los XML (o el ZIP del mes) que entrega el despacho. El navegador abre el ZIP y lee cada XML; al servidor sólo viajan los datos del CFDI (UUID, total, fechas, RFC…). Ingresos y egresos, nómina y complementos de pago se guardan por separado. Reimportar lo mismo no duplica nada — la llave es el UUID.
El CSV que descarga el portal del SAT, para cuando hay reporte pero no XML. Trae lo que esta app le pide a una factura: UUID, monto, fecha y estatus.
Los saldos se guardan calculados para que el tablero cargue rápido; esto los recalcula desde el detalle y avisa si alguno no cuadra.
Los topes y reglas de la app, los datos de la instalación y las razones sociales. Sólo el
owner los ve y los cambia. Los topes de cordura frenan el error de dedo (un cero de más, un año mal
tecleado) antes de que llegue al saldo de alguien: poner 0 apaga el tope. Un campo
vacío vuelve al valor por omisión, que se muestra en gris. Los cambios aplican en menos de un minuto.
Etiquetas que aparecen en la columna Tipo de la tabla de estados de cuenta. Cada regla busca un
texto dentro de la descripción del banco (sin importar mayúsculas) y le pone su etiqueta: por ejemplo
GASTOS POR COMPROBAR → «Por comprobar», o REEMBOLSO DE FACTURAS → «Reembolso». Se prueban en
orden y gana la primera que coincida. Cambiar una regla re-etiqueta también lo ya importado.
Proyecto, categoría y lo que quieras usar al asignar un movimiento o un CFDI. Cada dimensión se enciende donde se usa: Obligatoria al conciliar, App de gastos (el empleado la elige al capturar un gasto) y Viáticos (también al pedir un viático). Retirar nunca borra: lo ya asignado se queda con su valor. Las reglas de movimientos recurrentes están en Conciliar en lote → Ajustes.
Las opciones de área, aerolínea, línea de autobús, vehículo de empresa y tarjeta que ofrecen esta app y la de empleados. Las categorías y los proyectos se editan en la pestaña Dimensiones del menú. Desactivar una NO borra lo ya registrado con ella —sólo deja de ofrecerse para lo nuevo— y se puede reactivar cuando haga falta.